Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Conibeta GmbH
Ringbahnstr. 38
12099 Berlin
Telefon: +49 151 40255470
E-Mail: events@conibeta.de
Vertreten durch den Geschäftsführer Thomas Steinicke

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Aufruf unserer Websites (Hosting)

Unsere Websites sind statische Seiten und werden über Cloudflare Pages ausgeliefert. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA.

Beim Aufruf einer Seite verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Daten, damit die Seite bei dir ankommt und vor Angriffen geschützt ist. Dazu gehören insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• aufgerufene Seite bzw. Datei
• Browsertyp, Betriebssystem und Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

Wir selbst werten diese Daten nicht aus und führen sie nicht mit anderen Daten zusammen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die sichere, schnelle und störungsfreie Bereitstellung unserer Websites.

Auch unser Bildspeicher (Cloudflare R2), aus dem z. B. die Fotoalben geladen werden, wird von Cloudflare betrieben. Beim Abruf eines Fotos fallen dieselben technischen Daten an.

Auf den Seiten unserer Veranstaltungen zeigen wir, ob die Anmeldung offen ist und ob Starterliste oder Ergebnisse vorliegen. Diesen Stand fragt unser eigener Server bei Cloudflare bei unserem Anmeldetool ab (siehe Abschnitt 7). Dabei werden keine Daten über dich an das Anmeldetool weitergegeben.

Cloudflare ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Für Übermittlungen in die USA besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. [Bitte prüfen: Auftragsverarbeitungsvertrag im Cloudflare-Konto bestätigen.]

3. Keine Cookies, kein Tracking

Unsere Websites setzen keine Cookies und verwenden keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Es wird kein Nutzungsprofil erstellt. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht nötig.

4. Schriften und Bilder

Schriftarten und Bilder werden von unserem eigenen Webangebot bzw. aus unserem Bildspeicher bei Cloudflare (siehe Abschnitt 2) geladen. Es wird dabei keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen Drittanbietern aufgebaut.

5. Links zu anderen Diensten

Auf unseren Seiten findest du einfache Links, z. B. zu Instagram, Facebook oder Komoot. Erst wenn du einen solchen Link anklickst, verlässt du unsere Website und es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Vorher werden keine Daten an diese Dienste übertragen.

6. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt deiner Nachricht), um deine Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage mit einer Teilnahme oder einem Vertrag zusammenhängt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten).

Wir löschen deine Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Online-Anmeldung zu Veranstaltungen

Für die Anmeldung zu unseren Laufveranstaltungen nutzen wir ein eigenes Online-Anmeldeformular. Verantwortlich ist die Conibeta GmbH (siehe Abschnitt 1). Bei manchen Veranstaltungen erfolgt die Anmeldung noch über den externen Dienstleister RaceResult. Darauf weisen wir auf der jeweiligen Event-Seite hin (siehe unten „Anmeldung über RaceResult“).

Welche Daten wir verarbeiten

• Name, Geschlecht, Geburtsdatum
• E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer, Postanschrift
• Verein bzw. Team (freiwillig)
• Name und Telefonnummer einer Kontaktperson für Notfälle
• gebuchtes Paket, gewählte Etappen und Zusatzleistungen (z. B. Shirtgröße, Unterkunft)
• Antworten auf veranstaltungsbezogene Zusatzfragen (z. B. zur Verpflegung)
• Zahlungsangaben: Rechnungsnummer, Beträge, Fälligkeiten und Zahlungseingänge (keine Kontodaten)
• Nationalität (für die Statistik der Deutschen Ultramarathon-Vereinigung)
• Zeitpunkt der Anmeldung und deiner Zustimmung zu Teilnahmebedingungen und Haftungsausschluss
• im Wettkampf: Startnummer, Laufzeiten und Platzierungen

Mit * gekennzeichnete Felder sind erforderlich. Ohne diese Angaben können wir die Anmeldung nicht annehmen.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Durchführung der Veranstaltung (Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Rechnung und Zahlungsabwicklung, Startnummernvergabe, Wertung, Kommunikation rund um die Veranstaltung, Organisation gebuchter Leistungen wie Unterkunft und Verpflegung): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
• Geburtsdatum: zur Prüfung des Mindestalters und zur Einteilung in Altersklassen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Notfallkontakt: damit wir im Notfall schnell jemanden erreichen, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist deine Sicherheit auf der Strecke. Bitte informiere deine Kontaktperson darüber, dass du sie angegeben hast.
• Starter- und Ergebnislisten: Wir veröffentlichen eine Starterliste (Vor- und Nachname, Verein, Nationalität, Startnummer, Distanz) und Ergebnisse (zusätzlich Geschlecht, ggf. Altersklasse und Zeiten) online auf einer Seite des Anmeldetools, die von unserer Website verlinkt ist und nicht von Suchmaschinen erfasst wird. Ergebnisse mit Jahrgang melden wir außerdem an die Statistik der Deutschen Ultramarathon-Vereinigung (DUV). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die im Laufsport übliche Dokumentation der Ergebnisse. Bei der Anmeldung kannst du ankreuzen, dass du in diesen Listen nur mit deiner Startnummer erscheinst. Widersprechen kannst du auch später jederzeit, z. B. per E-Mail an events@conibeta.de.
• Aufbewahrung von Rechnungsdaten: aufgrund gesetzlicher Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO und § 257 HGB.
• Newsletter: Nur wenn du das freiwillige Häkchen setzt, informieren wir dich per E-Mail über weitere Veranstaltungen von HEIDI on Tour, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen, z. B. per E-Mail an events@conibeta.de.
• Informationen über ähnliche Veranstaltungen an Teilnehmer: Auch ohne dieses Häkchen informieren wir dich als Teilnehmer gelegentlich per E-Mail über ähnliche Veranstaltungen von HEIDI on Tour (§ 7 Abs. 3 UWG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unser berechtigtes Interesse ist es, dich über weitere Laufveranstaltungen zu informieren. Du kannst dem jederzeit widersprechen, per E-Mail an events@conibeta.de oder über den Abmeldelink in jeder Mail, ohne dass dir andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Empfänger und Dienstleister

Zugriff auf deine Daten haben nur die Mitarbeiter der Conibeta GmbH, die mit der Veranstaltung betraut sind. Daneben setzen wir folgende Dienstleister ein, die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen arbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• Supabase (Datenbank): Supabase Pte. Ltd., Singapur. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main gespeichert. Ein Zugriff aus Drittländern (Singapur, USA) ist nur im Ausnahmefall für Support und Betrieb möglich und durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert.
• Vercel (Hosting des Anmeldeformulars): Vercel Inc., USA. Die Anwendung läuft in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Vercel ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, für die USA besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
• Resend (Versand der Bestätigungsmails): Resend, USA. Der Versand erfolgt über Server in Irland (EU). Resend ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Soweit es für gebuchte Leistungen nötig ist, geben wir Name, Zeitraum und Zimmerwunsch bzw. Verpflegungswünsche an die jeweiligen Unterkünfte und Verpflegungsbetriebe weiter, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. [Bitte prüfen: Werden noch weitere Daten an Dritte gegeben, z. B. an eine externe Zeitnahme?]

Speicherdauer

• Notfallkontakt und Antworten auf Zusatzfragen löschen wir drei Monate nach Ende der Veranstaltung.
• Die übrigen Anmeldedaten löschen bzw. anonymisieren wir zwölf Monate nach Ende der Veranstaltung.
• Rechnungs- und Zahlungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verlangen (derzeit acht Jahre für Buchungsbelege).
• Ergebnislisten (Name, Verein, Zeiten; in der DUV-Statistik auch Jahrgang) bleiben dauerhaft als Archiv der Veranstaltung erhalten, sofern du nicht widersprichst.
• Name und E-Mail-Adresse für Newsletter bzw. Informationen über ähnliche Veranstaltungen speichern wir, bis du widerrufst oder widersprichst. Danach vermerken wir nur noch, dass du keine solchen Mails mehr erhalten möchtest.

Das Anmeldeformular verwendet keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken und kein Tracking. Technisch notwendige Cookies werden nur für den geschützten Verwaltungsbereich unserer Mitarbeiter gesetzt.

Anmeldung über RaceResult

Bei einzelnen Veranstaltungen (derzeit die Bergischen 5) läuft die Anmeldung noch über die Plattform RaceResult der race result AG, Deutschland. Wenn du dort auf „Anmelden“ klickst, verlässt du unsere Website. Deine Anmeldedaten gibst du direkt bei RaceResult ein. RaceResult verarbeitet sie in unserem Auftrag für Anmeldung, Teilnehmerverwaltung und Ergebnisse (Art. 28 DSGVO), Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ergänzend gilt die Datenschutzerklärung von RaceResult. Auch Ergebnislisten früherer Veranstaltungen, auf die wir verlinken, liegen teilweise bei RaceResult. [Bitte prüfen: Auftragsverarbeitungsvertrag mit race result AG vorhanden? Anschrift ergänzen.]

8. Fotos und Videos bei unseren Veranstaltungen

Bei unseren Veranstaltungen fotografieren und filmen wir, um die Events zu dokumentieren und in Rückblicken, Alben und auf unseren Social-Media-Kanälen zu zeigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Dokumentation und Darstellung unserer Veranstaltungen. Auf Bildern, auf denen du im Mittelpunkt stehst, und bei Zitaten in den Stimmen unserer Teilnehmer holen wir vorher deine Zustimmung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Möchtest du nicht abgebildet werden oder soll ein Bild entfernt werden, schreib uns an events@conibeta.de. Wir nehmen es dann umgehend aus unseren Galerien.

9. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wende dich dafür einfach an events@conibeta.de.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
www.datenschutz-berlin.de

10. Verschlüsselung

Alle unsere Websites nutzen eine TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol im Browser). Daten, die du an uns überträgst, können so nicht von Dritten mitgelesen werden.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, und erstellen keine Profile.

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Websites oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.